»Wir helfen Ihnen auch bei den kleinsten Dingen und Alltäglichkeiten, die aber manchmal von elementarer Bedeutung sind.«

Wissenswertes

Digitale Belege

Die digitalen Prozesse werden nach unserer Überzeugung die Arbeitsweisen weiter radikal verändern. Wir stellen uns den Herausforderungen und möchten Sie auf eine Entwicklung aufmerksam machen, die nach unserer Auffassung das Potential hat, den Arbeitsablauf bei der Rechnungsstellung und beim Rechnungsempfang grundlegend zu ändern. Informieren Sie sich über das neue ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen unter den folgenden Seiten. Auch das Handling von elektronischen Rechnungen muss gelernt sein. Infomieren sie sich über die Besonderheiten.

ZUGFeRD

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um eine nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Durch diese Organisation wurde ein neuer Standard für elektronische Rechnungen definiert, welcher nach unserer Einschätzung das Potential hat die Arbeitsweisen grundlegend zu ändern und die Vorteile von elektronischen Rechnungen allen zugänglich macht.

Es handelt sich um ein einheitliches Datenformat, das sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung Verwendung finden kann und branchenübergreifend Anwendung finden soll. Bei diesem Rechnungsformat wird ein Belegbild im PDF/A-3-Standard mit einer Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert. Dieses Format erlaubt sowohl eine optische Darstellung als auch ein strukturiertes Auslesen der Rechnungsdaten. Das Format ersetzt daher das zurzeit noch angewendete maschinelle Auslesen mittels OCR-Erkennung mit den Fehlermöglichkeiten.

Vom elektronischen Datenaustausch profitierten bisher hauptsächlich die großen Unternehmen als Rechnungsaussteller. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutete der Empfang einer elektronischen Rechnung oft Mehrarbeit. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen läuft der Bearbeitungsprozess einer Rechnung noch genauso wie vor 50 Jahren.

  1. Umschlag öffnen bzw. PDF-Rechnung ausdrucken,
  2. Eingangsstempel,
  3. Weitergabe betriebsinterne Prüfpfade,
  4. Abgleich mit Bestellung und Lieferschein,
  5. Überprüfung von Rabatt- und Zahlungskonditionen,
  6. umsatzsteuerliche Prüfung,
  7. Erstellung Zahlungsträger,
  8. Weitergabe an Steuerberater,
  9. Kontierung,
  10. Buchung,
  11. Rückgabe an Mandanten,
  12. Archivierung der Rechnung.

Es soll nicht unerwähnt bleiben, dass der Ausdruck einer PDF-Rechnung mit anschließender Archivierung der Papierrechnung keine ordnungsgemäße Abwicklung im Sinne des Steuerrechts darstellt. Wie Sie es richtig machen, erfahren Sie im Abschnitt: PDF-Rechnungen.

Dieser Bearbeitungsprozess könnte sich in den nächsten Jahren einschneidend verändern. Die Vision ist, dass der gesamte Bearbeitungsprozess ohne Medienbruch elektronisch abgebildet wird. Die maschinelle Lesbarkeit ist durch die XML-Datei sichergestellt. Durch das maschinelle einlesen kann der Abgleich mit den Bestellinformationen, den Rabatt- und Zahlungskonditionen in der Warenwirtschaft erfolgen. Die umsatzsteuerliche Prüfung i.S.d. § 14 UStG kann ebenfalls maschinell durchgeführt werden genauso wie die Buchung im Rechnungswesen und der Zahlungsvorgang. Für die abschließende Archivierung ist das Format ebenso geeignet, ohne dass es einer Konvertierung bedarf. Das ZUGFeRD-Format ist seit dem 25.06.2014 in der finalen Version 1.0 veröffentlicht und nutzbar. Wir sind in der Lage Rechnungen im ZUGFeRD-Format maschinell automatisiert weiter zu bearbeiten.

PDF-Rechnungen

Wer schon einmal bei einem großen amerikanischen Internetversandhaus bestellt hat, kennt das Problem. Die Möglichkeiten für den Erhalt der Rechnung sind vielfältig. Im unkomplizierten Fall liegt im Paket das Original in Form einer Papierrechnung bei. Der Trend geht aber zur elektronischen Rechnung. Diese kann als

  • PDF-Anhang einer E-Mail dem Unternehmer erreichen,
  • sie wird mit oder ohne qualifizierte elektronische Signatur versandt,
  • es kann sich um einen Text innerhalb einer E-Mail handeln,
  • sie steht in einem Online-Portal zum Download bereit,
  • es handelt sich um ein Office-Dokument,
  • es liegt eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vor,
  • es erfolgt ein Datenaustausch im EDI-Standard,

Was muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung tun?
Sofern sie eine elektronische Rechnung z.B. im PDV-Format farbig ausdrucken, lochen und am Ende noch falzen ist diese Rechnung für Ihren Steuerberater in vielen Fällen nicht als elektronische Rechnung zu erkennen. Der Papierausdruck berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug Informieren sie daher ihren Steuerberater, dass sie Rechnungen in elektronischer Form bekommen. Der Gesetzgeber schreibt für das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren vor, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Diese Kontrollverfahren ist i. d. R. schon im Unternehmen vorhanden. Gemeint ist in der einfachsten Form ein manueller Abgleich der Rechnung mit dem Angebot, der Bestellung und ggf. dem Lieferschein. Die Identität des Rechnungsausstellers muss bekannt sein. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG müssen vorhanden sein. Die rechnerische sowie die inhaltliche Richtigkeit müssen überprüft werden. Wie der Unternehmer dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren ausgestaltet liegt in der eigenen Verantwortung des Unternehmers. Hier werden an eine elektronische Rechnung keine höheren Anforderungen gestellt als an eine Rechnung in Papierform. Dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren muss dokumentiert sein. Es sollte daher auch geregelt sein, wer für den Empfang der digitalen Post verantwortlich ist, wer digitale Rechnungen aus Portalen herunterladen darf und muss und ob ein vier oder Sechs-Augen-Prinzip angewendet wird.

Aufbewahrungspflicht von elektronisch empfangenen Rechnungen
Hier liegt die eigentliche Untiefe, die es bei elektronischen Rechnungen zu umschiffen gilt. Die Aufbewahrung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die elektronischen Dokumente im selben Format aufzubewahren sind, in der sie der Unternehmer erhalten hat und dies ist auf jeden Fall die elektronische Variante. Die Datei (PDF, TIFF-Datei oder E-Mail) darf daher vor ihrer Archivierung auf keinen Fall bearbeitet und damit verändert werden. Diese sind auf einem Datenträger aufzubewahren, welcher keine Änderungen mehr zulässt, wie z.B. nur einmal beschreibbare CDs oder DVDs (WORMMedien). Bei handelsüblichen CDs bzw. DVDs ist eine Lebensdauer von 10 Jahren nicht garantiert. Es müssen daher schon spezielle CDs/DVS genutzt werden. Es wird aber auch ein ordnungsgemäßes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für möglich erachtet, wenn die ursprüngliche Version unverändert abgespeichert wird. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Sie sind daher revisionssicher und unveränderbar zu speichern und auch in Jahr 2024 noch jederzeit lesbar zu machen. Diese Anforderungen sind alles andere als trivial. Es muss daher die Technik und die Programme vorgehalten werden, um auch in Zukunft diesen Anforderungen zu genügen.

Die Lösung für all diese Probleme heißt Unternehmen online. Wir beraten und informieren Sie gern.