»Wir helfen Ihnen auch bei den kleinsten Dingen und Alltäglichkeiten, die aber manchmal von elementarer Bedeutung sind.«

Wissenswertes

Digitale Belege

Die digi­ta­len Pro­zes­se wer­den nach unse­rer Über­zeu­gung die Arbeits­wei­sen wei­ter radi­kal ver­än­dern. Wir stel­len uns den Her­aus­for­de­run­gen und möch­ten Sie auf eine Ent­wick­lung auf­merk­sam machen, die nach unse­rer Auf­fas­sung das Poten­ti­al hat, den Arbeits­ab­lauf bei der Rech­nungs­stel­lung und beim Rech­nungs­emp­fang grund­le­gend zu ändern. Infor­mie­ren Sie sich über das neue ZUG­FeRD-For­mat für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen unter den fol­gen­den Sei­ten. Auch das Hand­ling von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen muss gelernt sein. Info­mie­ren sie sich über die Beson­der­hei­ten.

ZUGFeRD

Die Abkür­zung ZUG­FeRD steht für Zen­tra­ler User Gui­de Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land. Es han­delt sich um eine natio­na­le Platt­form von Ver­bän­den, Minis­te­ri­en und Unter­neh­men zur För­de­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nung in Deutsch­land. Durch die­se Orga­ni­sa­ti­on wur­de ein neu­er Stan­dard für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen defi­niert, wel­cher nach unse­rer Ein­schät­zung das Poten­ti­al hat die Arbeits­wei­sen grund­le­gend zu ändern und die Vor­tei­le von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen allen zugäng­lich macht.

Es han­delt sich um ein ein­heit­li­ches Daten­for­mat, das sowohl in der Wirt­schaft als auch in der öffent­li­chen Ver­wal­tung Ver­wen­dung fin­den kann und bran­chen­über­grei­fend Anwen­dung fin­den soll. Bei die­sem Rech­nungs­for­mat wird ein Beleg­bild im PDF/A-3-Stan­dard mit einer Rech­nungs­da­tei im XML-For­mat kom­bi­niert. Die­ses For­mat erlaubt sowohl eine opti­sche Dar­stel­lung als auch ein struk­tu­rier­tes Aus­le­sen der Rech­nungs­da­ten. Das For­mat ersetzt daher das zur­zeit noch ange­wen­de­te maschi­nel­le Aus­le­sen mit­tels OCR-Erken­nung mit den Feh­ler­mög­lich­kei­ten.

Vom elek­tro­ni­schen Daten­aus­tausch pro­fi­tier­ten bis­her haupt­säch­lich die gro­ßen Unter­neh­men als Rech­nungs­aus­stel­ler. Für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men bedeu­te­te der Emp­fang einer elek­tro­ni­schen Rech­nung oft Mehr­ar­beit. Gera­de bei klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men läuft der Bear­bei­tungs­pro­zess einer Rech­nung noch genau­so wie vor 50 Jah­ren.

  1. Umschlag öff­nen bzw. PDF-Rech­nung aus­dru­cken,
  2. Ein­gangs­stem­pel,
  3. Wei­ter­ga­be betriebs­in­ter­ne Prüf­pfa­de,
  4. Abgleich mit Bestel­lung und Lie­fer­schein,
  5. Über­prü­fung von Rabatt- und Zah­lungs­kon­di­tio­nen,
  6. umsatz­steu­er­li­che Prü­fung,
  7. Erstel­lung Zah­lungs­trä­ger,
  8. Wei­ter­ga­be an Steu­er­be­ra­ter,
  9. Kon­tie­rung,
  10. Buchung,
  11. Rück­ga­be an Man­dan­ten,
  12. Archi­vie­rung der Rech­nung.

Es soll nicht uner­wähnt blei­ben, dass der Aus­druck einer PDF-Rech­nung mit anschlie­ßen­der Archi­vie­rung der Papier­rech­nung kei­ne ord­nungs­ge­mä­ße Abwick­lung im Sin­ne des Steu­er­rechts dar­stellt. Wie Sie es rich­tig machen, erfah­ren Sie im Abschnitt: PDF-Rech­nun­gen.

Die­ser Bear­bei­tungs­pro­zess könn­te sich in den nächs­ten Jah­ren ein­schnei­dend ver­än­dern. Die Visi­on ist, dass der gesam­te Bear­bei­tungs­pro­zess ohne Medi­en­bruch elek­tro­nisch abge­bil­det wird. Die maschi­nel­le Les­bar­keit ist durch die XML-Datei sicher­ge­stellt. Durch das maschi­nel­le ein­le­sen kann der Abgleich mit den Bestell­in­for­ma­tio­nen, den Rabatt- und Zah­lungs­kon­di­tio­nen in der Waren­wirt­schaft erfol­gen. Die umsatz­steu­er­li­che Prü­fung i.S.d. § 14 UStG kann eben­falls maschi­nell durch­ge­führt wer­den genau­so wie die Buchung im Rech­nungs­we­sen und der Zah­lungs­vor­gang. Für die abschlie­ßen­de Archi­vie­rung ist das For­mat eben­so geeig­net, ohne dass es einer Kon­ver­tie­rung bedarf. Das ZUG­FeRD-For­mat ist seit dem 25.06.2014 in der fina­len Ver­si­on 1.0 ver­öf­fent­licht und nutz­bar. Wir sind in der Lage Rech­nun­gen im ZUG­FeRD-For­mat maschi­nell auto­ma­ti­siert wei­ter zu bear­bei­ten.

PDF-Rechnungen

Wer schon ein­mal bei einem gro­ßen ame­ri­ka­ni­schen Inter­net­ver­sand­haus bestellt hat, kennt das Pro­blem. Die Mög­lich­kei­ten für den Erhalt der Rech­nung sind viel­fäl­tig. Im unkom­pli­zier­ten Fall liegt im Paket das Ori­gi­nal in Form einer Papier­rech­nung bei. Der Trend geht aber zur elek­tro­ni­schen Rech­nung. Die­se kann als

  • PDF-Anhang einer E-Mail dem Unter­neh­mer errei­chen,
  • sie wird mit oder ohne qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur ver­sandt,
  • es kann sich um einen Text inner­halb einer E-Mail han­deln,
  • sie steht in einem Online-Por­tal zum Down­load bereit,
  • es han­delt sich um ein Office-Doku­ment,
  • es liegt eine Rech­nung im ZUG­FeRD-For­mat vor,
  • es erfolgt ein Daten­aus­tausch im EDI-Stan­dard,

Was muss der Emp­fän­ger einer elek­tro­ni­schen Rech­nung tun?
Sofern sie eine elek­tro­ni­sche Rech­nung z.B. im PDV-For­mat far­big aus­dru­cken, lochen und am Ende noch fal­zen ist die­se Rech­nung für Ihren Steu­er­be­ra­ter in vie­len Fäl­len nicht als elek­tro­ni­sche Rech­nung zu erken­nen. Der Papier­aus­druck berech­tigt nicht zum Vor­steu­er­ab­zug Infor­mie­ren sie daher ihren Steu­er­be­ra­ter, dass sie Rech­nun­gen in elek­tro­ni­scher Form bekom­men. Der Gesetz­ge­ber schreibt für das Vor­lie­gen einer ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nung ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren vor, das einen ver­läss­li­chen Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung schafft. Die­se Kon­troll­ver­fah­ren ist i. d. R. schon im Unter­neh­men vor­han­den. Gemeint ist in der ein­fachs­ten Form ein manu­el­ler Abgleich der Rech­nung mit dem Ange­bot, der Bestel­lung und ggf. dem Lie­fer­schein. Die Iden­ti­tät des Rech­nungs­aus­stel­lers muss bekannt sein. Die Pflicht­an­ga­ben des § 14 Abs. 4 UStG müs­sen vor­han­den sein. Die rech­ne­ri­sche sowie die inhalt­li­che Rich­tig­keit müs­sen über­prüft wer­den. Wie der Unter­neh­mer die­ses inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren aus­ge­stal­tet liegt in der eige­nen Ver­ant­wor­tung des Unter­neh­mers. Hier wer­den an eine elek­tro­ni­sche Rech­nung kei­ne höhe­ren Anfor­de­run­gen gestellt als an eine Rech­nung in Papier­form. Die­ses inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren muss doku­men­tiert sein. Es soll­te daher auch gere­gelt sein, wer für den Emp­fang der digi­ta­len Post ver­ant­wort­lich ist, wer digi­ta­le Rech­nun­gen aus Por­ta­len her­un­ter­la­den darf und muss und ob ein vier oder Sechs-Augen-Prin­zip ange­wen­det wird.

Auf­be­wah­rungs­pflicht von elek­tro­nisch emp­fan­ge­nen Rech­nun­gen
Hier liegt die eigent­li­che Untie­fe, die es bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen zu umschif­fen gilt. Die Auf­be­wah­rung als Papier­aus­druck ist nicht zuläs­sig. Die Finanz­ver­wal­tung geht davon aus, dass die elek­tro­ni­schen Doku­men­te im sel­ben For­mat auf­zu­be­wah­ren sind, in der sie der Unter­neh­mer erhal­ten hat und dies ist auf jeden Fall die elek­tro­ni­sche Vari­an­te. Die Datei (PDF, TIFF-Datei oder E-Mail) darf daher vor ihrer Archi­vie­rung auf kei­nen Fall bear­bei­tet und damit ver­än­dert wer­den. Die­se sind auf einem Daten­trä­ger auf­zu­be­wah­ren, wel­cher kei­ne Ände­run­gen mehr zulässt, wie z.B. nur ein­mal beschreib­ba­re CDs oder DVDs (WORM­Me­di­en). Bei han­dels­üb­li­chen CDs bzw. DVDs ist eine Lebens­dau­er von 10 Jah­ren nicht garan­tiert. Es müs­sen daher schon spe­zi­el­le CDs/DVS genutzt wer­den. Es wird aber auch ein ord­nungs­ge­mä­ßes Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) für mög­lich erach­tet, wenn die ursprüng­li­che Ver­si­on unver­än­dert abge­spei­chert wird. Die Auf­be­wah­rungs­frist beträgt 10 Jah­re. Sie sind daher revi­si­ons­si­cher und unver­än­der­bar zu spei­chern und auch in Jahr 2024 noch jeder­zeit les­bar zu machen. Die­se Anfor­de­run­gen sind alles ande­re als tri­vi­al. Es muss daher die Tech­nik und die Pro­gram­me vor­ge­hal­ten wer­den, um auch in Zukunft die­sen Anfor­de­run­gen zu genü­gen.

Die Lösung für all die­se Pro­ble­me heißt Unter­neh­men online. Wir bera­ten und infor­mie­ren Sie gern.